Por qué una sala de correo digital puede funcionar para su negocio

Si administra una empresa o un departamento, está íntimamente familiarizado con sus cuellos de botella e ineficiencias. Casi todas las áreas de su organización seguramente tendrán al menos una, incluso detrás de escena, como la sala de correo. ¿Alguna vez ha considerado que los problemas en la sala de correo podrían estar detrás de muchos de los mayores problemas de su empresa?

Desde sus relaciones con clientes, socios y proveedores hasta sus márgenes de ganancias, las ineficiencias en la sala de correo pueden tener un impacto significativo impacto en muchos otros aspectos de su negocio. ¡Imagínense qué tipo de mejoras podrían realizarse simplemente procesando sus documentos inmediatamente después de recibirlos y teniendo acceso a los documentos importantes tan pronto como lleguen!

Mientras que el dolor de su sala de correo < span=""> puntos pueden parece insuperable, hay una solución simple: subcontratar su sala de correo.

La adopción de una sala de correo digital subcontratada puede disminuir considerablemente los problemas causados ​​por los flujos de trabajo tradicionales basados ​​en papel al aumentar la eficiencia del procesamiento, crear transparencia y mejorar drásticamente la accesibilidad a la información, todo con el potencial de ahorrarle a su empresa una cantidad significativa de tiempo, espacio y dinero.

Si aún no está seguro de si es una solución potencial para su negocio, considere estos cinco beneficios principales de adoptar una sala de correo digital.

Una sala de correo digital ahorra tiempo

En el mundo empresarial, es cierto lo que dicen: tiempo = dinero. No poder procesar las facturas a tiempo puede costarle cargos por pago atrasado y hacer que pierda las mejores oportunidades para aprovechar los descuentos por pago anticipado. ¿Y qué hay de los honorarios y los dolores de cabeza causados ​​por no poder procesar reclamaciones de seguros, cartas de quejas y apelaciones u otros documentos con la suficiente rapidez para cumplir con las regulaciones? ¿O no poder incorporar nuevos empleados rápidamente debido al papeleo?

Las ineficiencias de la sala de correo pueden < b=""> también tienen un impacto directo en las relaciones con los clientes. No procesar los pedidos de venta y las solicitudes de crédito o responder a la correspondencia directa de manera oportuna se traduce en un servicio al cliente deficiente y, eventualmente, podría causar la pérdida de clientes y clientes valiosos. En una época en la que todos esperan una excelente experiencia del cliente, la capacidad de respuesta de manera oportuna es fundamental para que las empresas obtengan una ventaja competitiva.

En lugar de perder el tiempo recibiendo y barajando el correo entre varios departamentos y ubicaciones, una sala de correo digital le permite dirigir todo el correo entrante a un apartado postal supervisado desde el que se recoge diariamente y luego se lleva a una instalación segura de procesamiento de documentos para ser preparado y escaneado. , indexado y trasladado digitalmente al procesamiento. Poder administrar y procesar sus documentos digitalmente mejora la precisión, la seguridad y el tiempo de respuesta.

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Puede ayudarlo tanto con el correo en papel como con el correo electrónico

El hecho de que parte de su correo entrante sea digital no necesariamente hace que sea más fácil realizar un seguimiento o procesarlo. Las bandejas de entrada de correo electrónico desbordadas pueden ser tan desordenadas como las pilas de papel, es posible que los archivos adjuntos deban convertirse a otros tipos de archivos para su procesamiento, y los correos electrónicos son fáciles de perder o eliminar accidentalmente. Además, tener que imprimirlos para que puedan procesarse anula el propósito de que sean digitales en primer lugar.

Por el contrario, cuando subcontrata la gestión del correo y el correo electrónico con una sala de correo digital, elimina la posibilidad de documentos perdidos o perdidos, búsquedas que consumen mucho tiempo a través de pilas de papel o correos electrónicos, la necesidad de que los empleados de la sala de correo distribuyan físicamente información importante rápidamente a varios departamentos. y tiempos de procesamiento lentos.

Proporciona acceso instantáneo

Si no fuera así lo suficiente como para que archivar en papel pueda ser complicado y engorroso de clasificar y archivar, también resulta complicado buscar. Tener que identificar y acceder correctamente a los documentos en papel significa una inmersión que lleva mucho tiempo en archiveros para extraer los documentos y volver a archivarlos una vez que haya terminado. También existe una gran amenaza de perder o extraviar un documento extraído.

Con una sala de correo digital, una vez que su correo ha sido escaneado y digitalizado, cualquier usuario autorizado puede buscar, compartir y rastrear archivos directamente al instante y de forma segura desde su computadora o dispositivo móvil.

Resuelve problemas de personal

El archivo físico en papel toma tiempo, así que piense en cuánto tiempo está perdiendo cuando los empleados tienen que buscar documentos que se han archivado incorrectamente o se han perdido por completo. (Coopers & Lybrand estima que el 7,5% de todos los documentos se pierden). Este es un mal uso del tiempo de la empresa, ya que sus empleados podrían (y probablemente preferirían hacerlo) dedicar tiempo a algo más productivo.

Además, cuando su volumen de correo aumenta, ya sea debido a un aumento de clientes, una época del año ocupada o la lucha de fin de mes, tiene dos opciones: hacer que los empleados trabajen horas extra para manejarlo todo o contratar personal temporal. para llenar los huecos. Desafortunadamente, ambos métodos son costosos y no sostenibles.

Al digitalizar su sala de correo, no solo tendrá la ventaja de tiempos de procesamiento constantes sin tener que agregar personal adicional, sino que también les devolverá a sus empleados su tiempo para concentrarse en actividades de valor agregado.

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Ahorra espacio

Ya sea que necesite hacer espacio para la expansión comercial o si lo desea para hacer un uso más eficiente de tu espacio actual, hay sin negar que los costos inmobiliarios son un elemento importante de las operaciones comerciales. Como cualquier otro departamento, las salas de correo inevitablemente ocupan espacio: espacio para empleados, espacio para procesamiento físico y, a menudo, espacio para almacenamiento de correo.

Con una sala de correo digitalizada, puede reducir enormemente el espacio físico que ocupa su departamento de correo y cualquier espacio de almacenamiento de archivos, lo que le permite hacer un mejor uso del espacio mientras obtiene los beneficios de un flujo de trabajo optimizado en el proceso.

¿Listo para digitalizar?

Conversión de un un departamento lleno de flujos de trabajo basados ​​en papel en una potencia digital optimizada puede parecer abrumador, pero todo lo que se necesita es una auditoría de los procesos actuales y un poco de experiencia externa para lograr una conversión exitosa.

Evalúe su situación actual descargando nuestra lista de verificación “¿Es hora de desarrollar una sala de correo digital?” para averiguar si una sala de correo digital es la solución adecuada para usted.

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