¿Ha llegado el momento de optimizar su departamento de quejas y apelaciones?

¿Es hora de optimizar su Departamento de Quejas y Apelaciones?

Las quejas y apelaciones, comunes a industrias como las de seguros y atención médica, están estrictamente reguladas por las leyes federales y estatales. Eso significa que es extremadamente importante que su proceso de recepción, decisión y resolución se controle y revise continuamente para mantener el cumplimiento.

Las demoras en el camino brindan una mala experiencia al cliente y las lagunas o errores en la documentación pueden dar lugar a fuertes sanciones por incumplimiento. No importa cómo lo mire, no actualizar y simplificar sus procesos de quejas y apelaciones es malo para los negocios. Si tiene dificultades para resolver quejas y apelaciones rápidamente o documentar sus procesos con precisión, es hora de hacerse esta pregunta importante: ¿es hora de optimizar su departamento de quejas y apelaciones?

Optimización de quejas y apelaciones con una sala de correo digital

Muchos de los problemas que enfrentan los departamentos de quejas y apelaciones provienen de tener demasiado papeleo que resolver. Esto podría significar cualquier cosa, desde tener un número insuficiente de empleados a bordo para procesarlo, administrar archivos en papel de manera ineficiente o ceñirse a flujos de trabajo obsoletos que son propensos a cuellos de botella.

Eche un vistazo a la siguiente lista de otras quejas y dificultades de apelaciones comunes. ¿Te suenan familiares?

  • Dificultad para responder y resolver quejas y apelaciones a tiempo
  • Flujos de documentos ineficientes que causan cuellos de botella y ralentizaciones
  • Alto riesgo de perder y extraviar documentos
  • La necesidad de más personal para manejar el volumen, pero la reticencia debido a los altos costos
  • Dificultad para rastrear las fechas de recepción, lo que complica las auditorías
  • Perder espacio y dinero en almacenamiento de documentos en papel

Si está luchando con estas cosas, es hora de hacer un cambio fundamental en la forma en que funciona su departamento de quejas y apelaciones, y todo comienza con llevar su sala de correo a la era digital. Los documentos, tanto en papel como digitales, ingresan a su negocio a través de una bandeja de entrada. Esto significa que para optimizar su proceso de quejas y apelaciones, la bandeja de entrada es donde debe comenzar.

Veamos cómo la implementación de una sala de correo digital puede mejorar la eficiencia en todos los ámbitos.

Mejorar la respuesta a las quejas tiempo

Responder y resolver quejas y apelaciones es una tarea urgente. Cuanto más tiempo necesite para recibir, abrir y clasificar la correspondencia, menores serán sus posibilidades de atender las consultas a tiempo. Dado que las quejas y las apelaciones deben manejarse dentro de plazos específicos, el procesamiento lento también complica la gestión del cumplimiento.

Por el contrario, con una sala de correo digital, toda su correspondencia se procesa casi inmediatamente después de la recepción sin perder tiempo esperando en su sala de correo o acumulando polvo en el escritorio de alguien. Esto reduce significativamente el tiempo desde la recepción hasta la resolución y libera a sus empleados para que se concentren en trabajos más críticos y manejen excepciones.

Aumente la eficiencia sin contratar más personal

Cuando se trata de un exceso de papeleo, contratar más personal para manejar el volumen es probablemente la primera solución que se le ocurre. Aunque más personal resolvería el problema, también agrega una cantidad significativa en costos de personal a su presupuesto y hace que un proceso que ya requiere muchos recursos lo sea aún más.

Este enfoque no solo aumentará los costos, sino que también puede afectar los flujos de trabajo y aumentar la cantidad de errores y archivos extraviados. Desde errores en la entrada de datos hasta la presentación incorrecta o extravío de documentos importantes, cierto nivel de error humano es inevitable en cualquier proceso, y cada persona adicional que agregue a su proceso de quejas y apelaciones aumenta ese riesgo de error.

La subcontratación de su sala de correo es una genial alternativa a contratar más personal. Con una sala de correo subcontratada, cuando reciba sus documentos, ya estarán digitalizados, indexados y listos para cargarse en su sistema ERP para su procesamiento automatizado. Esto significa que, combinado con la automatización del flujo de trabajo, cada queja y apelación fluye sin problemas entre cada paso del proceso sin la necesidad de copiar, archivar o pasar de una persona a otra. La eliminación de estos pasos manuales que requieren mucho tiempo con la subcontratación y la automatización de la sala de correo le permite resolver los casos en menos tiempo, con menores costos operativos y con menos errores.

Simplifique las auditorías

La preparación para una auditoría puede ser estresante, y lo es más cuando los documentos en papel se archivan incorrectamente o se pierden, o cuando el tiempo de respuesta de sus quejas y apelaciones no cumple con los estándares de cumplimiento. Una sala de correo digital garantiza que las quejas y apelaciones se procesen lo antes posible y que cada documento se digitalice, indexe y almacene de forma segura en su sistema ERP. Esto significa que en lugar de pasar horas o días extrayendo los documentos solicitados por un auditor, podrá ubicar fácilmente cada uno con una simple búsqueda por computadora.

archivadores Además, almacenar y gestionar los documentos de reclamaciones y apelaciones de forma digital refuerza de forma significativa la seguridad y confidencialidad de sus documentos. Cuando subcontrata la administración de correo electrónico o correo electrónico a un socio de administración de documentos de confianza, sus documentos de quejas y apelaciones se mantienen completamente seguros durante todo el proceso: desde la recepción hasta el escaneo, la indexación y la entrega.

Una sala de correo digital significa menos espacio necesario para el almacenamiento de documentos

Otro gasto asociado con papel- Los procesos basados ​​en quejas y apelaciones es el almacenamiento, especialmente en las ciudades más grandes donde los bienes raíces son un bien escaso. Un archivador de 4 cajones podría ocupar hasta 17 pies cuadrados; esto incluye el tamaño del armario más la cantidad de espacio necesario para el acceso. En un lugar como Manhattan, donde el costo promedio del espacio de oficina es de $ 73 por pie cuadrado, un solo archivador le costaría $ 1241 al año. Piense en cuántos archivadores está utilizando para almacenar la documentación de quejas y apelaciones. ¿Cuánto dinero podría estar desperdiciando en almacenamiento?

Por otro lado, una sala de correo digital le permite deshacerse del almacenamiento de papel por completo. Cuando digitaliza sus documentos, los almacena en un servidor o en la nube. No requiere espacio de oficina en absoluto y proporciona un acceso más fácil y seguro, una ventaja para todos.

Haga que su departamento de quejas y apelaciones sea el mejor de su clase

Ninguna empresa puede permitirse el lujo de verse obstaculizada por ineficiencias en el procesamiento manual. Especialmente en la industria de la salud, es importante que los departamentos de quejas y apelaciones agilicen sus procesos, ya que las resoluciones rápidas de quejas y apelaciones son fundamentales para evitar sanciones por incumplimiento.

Por ejemplo, el administrador del plan de salud y la agencia de atención domiciliaria Visiting Nurse Service of New York CHOICE Health Plans (VNSNY CHOICE) subcontrataron su sala de correo con el objetivo de crear la mejor unidad de quejas y apelaciones de su clase con tiempos de resolución rápidos, reduciendo los costos de almacenamiento y simplificando la preparación de la auditoría. Después de implementar una sala de correo digital, los documentos se escanean y están listos para su procesamiento dentro de las 24 horas posteriores a la recepción y la organización ahorra $ 6,000 en costos de almacenamiento anualmente.

Lea el estudio de caso para Conozca más acerca de cómo una sala de correo digital permitió a VNSNY CHOICE lograr sus objetivos de quejas y apelaciones.

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