Cómo el escaneo y la gestión de documentos pueden maximizar el retorno social de la inversión; Digiscribe

archivadores Según Urban Institute, el El sector lucrativo en los EE. UU. ha aumentado un 25%, de 1,26 millones de organizaciones sin fines de lucro en 2001 a 1,57 millones en 2011, superando el crecimiento comercial y gubernamental. Hay 28,000 organizaciones sin fines de lucro solo en la ciudad de Nueva York, cuyos empleados representan el 14% de la fuerza laboral de la ciudad (528,000 empleados) y el gasto anual combinado representa el 11.5% del producto bruto de la ciudad ($ 43 mil millones).

Sin embargo, las donaciones no han crecido al mismo ritmo, lo que hace que la recaudación de fondos sea más competitiva que nunca. Además, las organizaciones sin fines de lucro se miden cada vez más por su eficiencia en la recaudación de fondos y su impacto social. Cuanto mayor sea el retorno social de la inversión (SROI) de una organización sin fines de lucro, más positivas serán sus calificaciones de GuideStar y Charity Navigator, lo que puede conducir a un mayor éxito en la recaudación de fondos.

¿Cómo pueden las organizaciones sin fines de lucro reducir los gastos generales innecesarios sin consumir recursos críticos? Utilizar el escaneo y la gestión de documentos puede ahorrar decenas de miles por año o más, así como hacer que el proceso de recaudación de fondos sea más eficiente y eficaz.

Escaneo de documentos

El escaneo de documentos le permite para capturar toda la información relacionada con el papel en toda su organización. Debido a que es la entrada fundamental para un sistema de gestión de documentos, debe realizarse correctamente. Si está mal implementado, entra basura y sale basura. Por esta razón, muchas organizaciones sin fines de lucro subcontratan este manual, una función que requiere mucha mano de obra a un proveedor de escaneo de documentos para mantenerse enfocados en su misión y recaudación de fondos. Sin el escaneo de documentos, las organizaciones sin fines de lucro tendrán la carga y el gasto de buscar archivos en archivadores , sótanos y apagados -sitio almacenamiento-con documentos perdidos particularmente preocupantes cuando se enfrentan a auditorías.

 

Gestión de documentos

El software de gestión de documentos garantiza que el personal adecuado de su organización pueda acceder a documentos escaneados y electrónicos en segundos. Esto ayuda a optimizar el procesamiento de facturas, la incorporación de nuevos empleados, las revisiones de desempeño y otros procesos administrativos, cuyos ahorros pueden destinarse a la misión de la organización sin fines de lucro y generar un SROI más sólido. Los registros de especial importancia para las organizaciones sin fines de lucro, como las actas de las reuniones de la junta, los artículos de incorporación, los estatutos, los archivos de los clientes, los archivos de los donantes y otros documentos, se pueden mantener dentro de un sistema de gestión de documentos, muchos de los cuales deben conservarse durante 3 a 10 años. o permanentemente.

Además, el documento management se puede utilizar para aumentar la eficacia del proceso de redacción de la subvención al hacer que todas las investigaciones importantes sin fines de lucro, los registros, las propuestas de subvenciones anteriores y la correspondencia estén disponibles al instante cuando se necesiten.

 

Think Cloud

Las organizaciones sin fines de lucro aprovechan cada vez más la gestión de documentos en la nube, que permite todas las funciones del software de gestión de documentos, pero con la adición de acceso seguro, remoto y móvil a través de un navegador web. Esto es especialmente útil para que los trabajadores de campo puedan acceder a documentos críticos, como archivos de clientes, cuando y donde los necesiten. La nube también es más rentable ya que la facturación toma la forma de un gasto mensual modesto en comparación con un gasto de capital significativo.

Un impulso necesario

Así como las organizaciones con fines de lucro han utilizado el escaneo y la gestión de documentos durante años para reducir costos, aumentar la eficiencia y fortalecer su ventaja competitiva, también pueden hacerlo las organizaciones sin fines de lucro cuando se trata de utilizar estas tecnologías para ayudar a cumplir su misión y maximizar el SROI a pesar del aumento de la competencia .

Reflexiones finales

Porque hemos trabajado con varios beneficios, me gusta destacar tres recursos potencialmente valiosos para aquellos en el mundo sin fines de lucro:

Perry Davis Associates: PDA proporciona servicios de desarrollo y recaudación de fondos, espacio de oficina estilo sede, servicios administrativos de back-office, capacitación del personal y de la junta, diseño y administración de eventos y otras herramientas estratégicas para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a tener éxito
¡Voluntario en Nueva York !: ¡útil si eres un organización sin fines de lucro que busca voluntarios o es un voluntario que busca donar su tiempo y habilidades en el condado de Westchester o en Mid-Hudson Valley

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