Acceso en archivos, los fundamentos

file cabinets Los archivos existen para que los utilicen los investigadores. El acceso es un conjunto de actividades que vincula los materiales de fuente primaria al público. Los archiveros deben poder responder preguntas sobre colecciones específicas, como sus tamaños, rangos de fechas, la existencia de correspondencia por parte de individuos, restricciones de investigación y estado de derechos de autor, entre otros temas.

Como custodios de los registros, los archiveros apoyan la transparencia y la apertura, pero respetan las restricciones exigidas por la ley, la ética profesional y los requisitos de los donantes. Los archiveros proporcionan información sobre el repositorio, así como información que rige el uso de las colecciones que conserva, que refleja una política de acceso. La política debe proporcionar información sobre las restricciones de una manera clara y limitada en alcance y duración. Los archiveros se aseguran de que las restricciones se apliquen de manera justa a todos los usuarios, eviten el acceso no autorizado y ofrezcan el uso más amplio de los archivos eliminando obstáculos injustificados para acceder.

Definición de acceso

El acceso se puede definir de tres formas:

El acceso intelectual es el aspecto teórico de cómo las personas buscan y utilizan los materiales, que incluyen la disposición y descripción de las existencias, una variedad de ayudas para la búsqueda y los métodos de ayuda, como la entrevista de referencia.

El acceso legal tiene sus raíces en el estado legal del repositorio con los materiales, incluido el permiso para usarlos, cuestiones de confidencialidad y registros abiertos, ética, derechos de autor y reproducción.

Por último, el acceso físico significa brindar la oportunidad de examinar documentos, incluidos los procedimientos de la sala de lectura y la seguridad.

Brindar acceso a materiales de archivo es más complicado que para los libros, por ejemplo, porque los diversos formatos y temas incluidos en las colecciones excluyen descripciones o catalogaciones simples por diversas razones. Las relaciones entre elementos dentro de las agrupaciones de archivos son complejas. El acceso artículo por artículo suele ser imposible e innecesario. Las posibilidades de investigación para un conjunto de materiales dado pueden ser amplias, de modo que varios usuarios puedan abordar la colección de manera diferente. Además, algunos investigadores buscan conceptos amplios, mientras que otros buscan hechos específicos.

Acceso intelectual

Algunos líderes de opinión han sugerido que existe una tendencia hacia una investigación más basada en hechos, en la que los investigadores buscan fragmentos de información en lugar de vadear cantidades de material para sintetizar. Los genealogistas son un excelente ejemplo de este fenómeno. Los archiveros tienden a proporcionar información sobre colecciones más que sobre colecciones. Los archiveros deben encontrar un equilibrio entre proporcionar acceso y hacer el trabajo de los académicos por ellos.

Una cuestión obstinada es que los archiveros tradicionalmente han sido mejores proporcionando nombres propios que acceso por temas y esperando que los investigadores puedan establecer conexiones. El proceso de investigación de archivos se vuelve más dependiente de la intervención del personal si el usuario no se ha familiarizado con el tema de fuentes secundarias.

Los repositorios tienen herramientas de referencia que los archiveros produjeron con el tiempo, algunas mejores que otras. Como resultado, suele haber varias generaciones de ayudas internas para los hallazgos. Ayudas de búsqueda heredadas es el término que los archiveros utilizan para describir estas guías más antiguas. Los archiveros no siempre tienen tiempo para llevar las colecciones descritas anteriormente a los estándares actuales de descripción y acceso. Incluso si un archivo tiene estándares excelentes ahora, mucho de lo que los archiveros deben trabajar es lo que sus predecesores desarrollaron bajo diferentes criterios.

Conexión de usuarios con colecciones

Access proporciona a los usuarios materiales de archivo a través del sistema de servicios de referencia del repositorio. Es la capacidad de localizar información relevante con herramientas descriptivas. Las organizaciones deben abrir sus archivos en la mayor medida posible, ya que estos materiales tienen un valor significativo para comprender la historia social, económica, religiosa, comunitaria y personal. Hacer que los archivos sean accesibles ayuda a mantener la transparencia y la credibilidad institucional, mejora la comprensión de la historia y las contribuciones de la organización y mejora el perfil de la institución. El proceso de referencia, una reunión de colaboración entre el usuario y el archivero, puede perfeccionar el acceso a registros de valor duradero.

Leave a Comment